Công ty CNTT Thái Lan triển khai hệ thống chấm công đa phương thức HFSecurity, nhân sự tạm biệt thời gian làm thêm cuối tháng

Thái Lan nằm ở vùng nhiệt đới, có nhiệt độ cao và lượng mưa nhiều quanh năm. Nhiều nhân viên văn phòng có xu hướng đổ mồ hôi và ngón tay ướt khi đi làm, và hệ thống chấm công vân tay truyền thống thường không nhận ra họ; Đồng thời, các doanh nghiệp địa phương thường chú ý đến nghi thức xã hội, các cơ sở công cộng mà nhân viên tiếp xúc gần gũi có thể dễ gây ra những lo ngại về vệ sinh. Để giải quyết những điểm yếu cục bộ này, HFSecurity đã cung cấp giải pháp chấm công nhận dạng kết hợp cho một công ty công nghệ thông tin trong tòa nhà văn phòng hạng A ở Thái Lan, tích hợp nhận dạng khuôn mặt, mã QR và thẻ làm việc. Nhân viên có thể tự do lựa chọn phương thức đăng ký dựa trên tình huống hoặc kịch bản của riêng mình. Sau khi hệ thống ra mắt, thời gian xếp hàng trong giờ cao điểm buổi sáng đã giảm đi một nửa và hiệu quả thống kê điểm danh hàng tháng của bộ phận nhân sự được cải thiện đáng kể.

Công ty có gần một trăm nhân viên, bao gồm nhiều bộ phận như công nghệ, hành chính và bán hàng. Người giám sát hành chính từng có hai vấn đề đau đầu: một là vào mùa mưa, nhân viên từ bên ngoài vào làm ướt ngón tay vì mưa. Máy lấy dấu vân tay liên tục nhắc “vui lòng nhấn lại”, những người đứng sau xếp hàng chờ; Thứ hai, một số nhân viên không thích máy lấy dấu vân tay vì đã có nhiều người chạm vào và ngại chạm vào. Công ty đã thử chấm công khuôn mặt nhưng khả năng nhận diện chậm khi ánh sáng bên ngoài phòng họp mờ và thói quen đeo khẩu trang của nhân viên Thái Lan cũng ảnh hưởng đến tỷ lệ nhận dạng. Các nhà quản lý hy vọng có thể tìm ra phương thức nhận phòng vừa linh hoạt vừa hợp vệ sinh, có thể thích ứng ổn định với khí hậu địa phương.

Thiết bị chấm công HFSecurity hỗ trợ nhiều hình thức lắp đặt khác nhau như treo tường, đặt máy tính để bàn, cột đứng trên sàn và cửa quay tích hợp, đồng thời có thể lựa chọn linh hoạt theo bố cục lối vào văn phòng, luồng người đi bộ và phong cách trang trí. Trong dự án này, khách hàng đã sử dụng thiết kế treo tường ở lối vào khu vực văn phòng, thiết kế để bàn ở quầy lễ tân và thiết kế cột đứng trên sàn trong khu vực văn phòng mở. Đối với các lĩnh vực tài chính và nghiên cứu và phát triển có yêu cầu bảo mật cao, thiết bị đầu cuối điểm danh được tích hợp với cổng kênh để đạt được "đăng ký khi đi qua".

Thiết bị đầu cuối này hỗ trợ các mô-đun nhận dạng khác nhau như nhận dạng khuôn mặt, nhận dạng vân tay, nhận dạng mã QR, nhận dạng thẻ IC, nhận dạng mống mắt và nhận dạng tĩnh mạch lòng bàn tay. Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn và cấu hình theo kịch bản thực tế của mình. Dựa trên thói quen sử dụng thực tế, khách hàng chủ yếu sử dụng ba phương pháp: nhận dạng khuôn mặt, quét mã QR và quẹt thẻ công việc. Nhân viên có thể đồng thời nhập khuôn mặt, ràng buộc thẻ công việc và tạo mã QR độc quyền cá nhân khi tham gia. Trong giờ hàng ngày vào:

Nhận dạng khuôn mặt: phù hợp với các tình huống trong đó tay trần đi qua cổng hoặc điểm truy cập, với phản hồi mili giây và hỗ trợ bù ánh sáng yếu và ngược sáng.

Đăng ký mã QR: Nhân viên có thể truy cập mã QR động thông qua LINE hoặc ứng dụng nội bộ của công ty và quét trước thiết bị, đặc biệt khi ngón tay ướt hoặc không muốn tháo khẩu trang.

Vuốt thẻ công việc: giữ lại thói quen truyền thống, tiện lợi cho bộ phận hậu cần hoặc nhân viên lớn tuổi không quen sử dụng thiết bị thông minh.

Tất cả hồ sơ nhận dạng sẽ được hợp nhất vào cùng một chương trình phụ trợ chấm công. Vỏ thiết bị được làm bằng vật liệu chịu nhiệt độ cao, có thể thích ứng với chênh lệch nhiệt độ trong nhà và ngoài trời trên 30oC trong suốt cả năm ở Thái Lan. Bề mặt màn hình cảm ứng đã được phủ lớp chống bám vân tay giúp việc vệ sinh hàng ngày rất thuận tiện.

Tất cả hồ sơ check-in được tải lên nền tảng quản lý chấm công theo thời gian thực thông qua mạng nội bộ của công ty. Nền tảng này tự động nhận dạng các hồ sơ về việc đi trễ, khởi hành sớm, làm thêm giờ hoặc các chuyến đi thực địa. Sau khi đăng nhập, HR có thể tạo các báo cáo tiêu chuẩn kèm theo biểu đồ, có thể xuất trực tiếp sang tài chính để tính lương. Trước đây, việc kiểm tra thủ công các yêu cầu làm thêm giờ và nghỉ phép vào cuối mỗi tháng mất vài ngày. Giờ đây, chỉ những hồ sơ bất thường được hệ thống đánh dấu mới cần được xem xét, giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc. Đồng thời, hệ thống tách biệt dữ liệu theo bộ phận và người giám sát bộ phận chỉ có thể xem trạng thái chấm công của nhân viên trong bộ phận của mình, trong khi HR có quyền toàn cầu.

Thiết bị chấm công hỗ trợ mạng Wi Fi và 4G mà không cần nối dây bổ sung. Phiên bản treo tường được cố định vào tường hoặc vách ngăn bằng kính, phiên bản để bàn sẵn sàng sử dụng, phiên bản đứng trên sàn được trang bị giá đỡ ổn định, cổng tích hợp và cổng kênh được lắp đặt cùng nhau. Bộ phận hành chính của công ty phối hợp với thợ điện hoàn thành việc lắp đặt vào cuối tuần, tất cả các thiết bị đã sẵn sàng trước ngày làm việc thứ Hai mà không ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của văn phòng.

Công ty sử dụng SDK miễn phí do HFSecurity cung cấp để tích hợp hệ thống quản lý giờ làm việc nội bộ với máy chấm công: sau khi nhân viên quét mã hoặc vuốt mặt để bấm giờ, phần phụ trợ sẽ tự động đánh dấu "đã trực" và liên kết nó với giờ làm việc của dự án. Nhân sự cũng đồng bộ hóa hồ sơ chấm công với bảng điều khiển nhân sự thông qua giao diện API, cho phép người quản lý xem trạng thái trực của nhóm trong thời gian thực. Tất cả sự phát triển thứ cấp được hoàn thành thông qua lớp phần mềm mà không cần sửa đổi phần cứng.

HFSecurity có hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc nghiên cứu và sản xuất các thiết bị sinh trắc học, cung cấp các dịch vụ tùy chỉnh OEM/ODM toàn bộ quy trình từ hình thức sản phẩm, in logo, giao diện phần mềm đến các giao thức truyền thông. Cho dù đó là OEM của thiết bị đầu cuối chấm công tiêu chuẩn hay phát triển các mô-đun chức năng mới theo nhu cầu đặc biệt của doanh nghiệp, chúng đều có thể được giao theo yêu cầu. Trong dự án này, khách hàng đã tùy chỉnh cách phối màu ngoại hình và giao diện khởi động của thiết bị dựa trên hình ảnh thương hiệu của riêng họ.

Việc triển khai thành công hệ thống chấm công này đã cải thiện đáng kể hiệu quả làm việc hàng ngày của văn phòng và sự hài lòng của nhân viên của công ty Thái Lan này. Từ cài đặt đa phương thức đến nhận dạng đa phương thức, từ đồng bộ hóa dữ liệu tự động đến kết nối giao diện mở, HFSecurity cung cấp một bộ giải pháp chấm công thông minh thiết thực và có thể mở rộng cho các tình huống văn phòng cục bộ. Khi ngày càng có nhiều công ty Thái Lan tập trung vào số hóa văn phòng, HFSecurity sẽ tiếp tục cung cấp các sản phẩm ổn định và đáng tin cậy cũng như các dịch vụ tùy chỉnh linh hoạt để giúp khách hàng đạt được sự cải thiện toàn diện về hiệu quả quản lý.